Sử dụng Gmail hiệu quả cao

Anh em chúng tôi chọn con đường làm thông tin và tạo nội dung số. Là người chuyên nghiên cứu thị trường từ nguồn online, phân tích websites đối thủ và định hướng chiến lược quảng bá trực tuyến cho doanh nghiệp khách hàng và cá nhân. Việc ứng dụng rất nhiều công cụ internet là thường xuyên và cần phối hợp tốt để không bị rối loạn. Để xử lý, trao đổi, làm công việc từ xa (cloud working) — theo kinh nghiệm chúng tôi — Gmail là trung tâm sử lý thông tin tốt nhất!

Trong bài này chúng tôi mô tả một ngày làm việc bình thường sẽ diễn ra như thế nào để chia sẻ với các bạn cụ thể lối sống người làm thông tin số (information/knowledge workers). Bài tiếp theo sẽ diễn tả cách chúng tôi sử dụng những ứng dụng thông minh cua Google để có thể làm việc độc lập địa điểm bất cứ khi nào.

Buổi sáng:

8 AM thức giấc ( Chúng tôi không làm giờ hành chính nên con số 8am không có ý nghĩa kéo chúng tôi ra khỏi giường từ 7am để chuẩn bị đến công sở). Dành thêm 30 phút thể dục và vệ sinh cá nhân. Sau đó ăn sáng, chủ yếu tiều dùng nhiều protein và vitamin!

9 AM Bắt đầu làm việc. Văn phòng di động chúng tôi chính là cái Laptop của mình cộng thêm một địa điểm tùy chọn có sóng internet ổn định. Địa điểm chúng tôi yêu thích là ở nhà, lobby khách sạn or Cafe wifi (high speed) — thường cũng là nơi tiện nhất cho việc gặp gỡ nếu có cuộc hẹn trong ngày.

Buổi làm việc bắt đầu bằng việc kiểm tra INBOX thông tin của mình (chúng tôi sử dụng Gmail), coi các nhiệm vụ cần giải quyết, những nhiệm vụ này được giải quyết ngay, hoặc là bố trí vô hệ thống quản lý của mình. Thường những công việc này được xếp theo độ ưu tiên vào cuối ngày trước để buổi sáng sau tiêu giệt. Gmail Calendar giúp đỡ tốt việc nhắc nhở những cuộc hẹn, sự kiện quan trọng, và những thứ gì liên quan tới deadline. Google Tasks thì list được rõ cho mình các hành động, nhiệm vụ cụ thể cần giải quyết trong thời gian ngắn. Để có thể khai thác tối đa công cụ này cần tham khảo GTD quản lý thời gian giúp bạn đưa ra những timeline của công việc cần giải quyết, ghi chú vào Google Calendar và Tasks để khỏi phải n.

Quản lý thời gian đơn giản với Google Calendar, add vô Gmail của mình để coi được trước những cuộc hẹn gần nhất.

Enable công cụ Google Labs Calendar trong Gmail

---

Google Tasks là công cụ rất đơn giản mà hiệu quả để luôn nhớ bạn đang phải giải quyết những việc gì thuộc về nhóm công việc nào (List).

Sử dụng Gmail Tasks để nhớ lại 5-7 nhiệm vụ cụ thể cần giải quyết sớm.

---

Dành thời gian còn lại buổi sáng để giải quyết những nhiệm vụ quan trọng theo thứ tự ưu tiên. Một Laptop, một cafe ( dimah) và một buổi sáng làm việc hiệu quả.

1 pm Ăn trưa và cập nhập Task làm việc buổi chiều, lúc nghỉ ngơi là lúc có ý tưởng về tối nay sẽ đi chơi vơi những bạn (em) nào, ở đâu… Cái này không có trong task đâu nha.

Tiep theo: Cac ban hay doc cách chúng tôi cập nhập những thông tin mới nhất bằng công cụ Google Reader và thời gian Buổi chiều của chúng tôi.